Custom Reporting -- Limit Viewing A Report By A Task: Difference between revisions

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This article applies to version '''4.0.16''' of iHRIS and later.
Este articulo aplica para la versión '''4.0.16''' de iHRIS y posteriores.


You can limit displaying a report (a report view) to certain users by assigning a task to a report view. This is a three step process.   
Puede limitar la visulización de un informe (una vista de informe) a ciertos siarios al asignar una tarea a una vista de informe. Este es un proceso de tres pasos.   


In the example below, we go through the three steps where we want to limit viewing the facility list to the "Executive Manager" role.   
En el ejemplo que sigue, avanzaremos por los tres pasos donde queremos limitar la visualización de la lista de intalaciones para el rol de "Executive Manager" role.   




==Step 1: Create A New Task==
==Paso 1: Crear una Tarea Nueva==
The first step is to create a new task which requires the [[#Enabling the Tasks and Roles Module | Task and Roles module to be enabled]].
El primer paso es crear una tarea nueva lo cual requiere [[#Enabling the Tasks and Roles Module | Task and Roles module to be enabled]].


One the Tasks and Roles module is enabled do the following:
Una vez que el módulo Tasks and Roles esté habilitado se hace lo siguiente:
*Click "Configure System"
*Haga click en "Configure System"
*Click "Tasks Roles"  
*Haga click en "Tasks Roles"  
*Click "Administer Tasks"
*Haga click en "Administer Tasks"
*Scroll down to the bottom of the page
*Vaya a la parte de abajo de la página
Once you have scrolled down to the bottom of the page, you can create a new task. Here we create a task with:
Una vez que esté en la parte de abjao de la página, pede crear una tarea nueva. Aquí se crea una tarea con:
*The Name set to "view_facility_list_report"
*El Nombre puesto en "view_facility_list_report"
*The description set to "Task to restrict access to the facility list report"
*La descripción puesta en "Task to restrict access to the facility list report"
[[File:create_report_task.png]]
[[File:create_report_task.png]]


''Note:'' You can also use an existing task rather than create a new one.
''Nota:'' Tabién puede utilizar una tarea existente en lugar de crear una nueva.


==Step 2: Assign The Task To A Role==
==Paso 2: Asignar la Tarea a un Rol==
Now that we have created a new task for the report, we need to assign it to the use roles that we are interested in.
Ahora que hemos creado una tarea nueva para el informe, necesitamos asignarla a los roles de uso que nos interesen.
*Click "Configure System"
*Haga click en "Configure System"
*Click "Tasks Roles"  
*Haga click en "Tasks Roles"  
*Click "Administer Roles"
*Haga click en "Administer Roles"
*Click on the role you are interested in, in this case it is "Executive Manager"
*Haga click en el rol que le interese, en este caso es "Executive Manager"
*Under "Role Tasks" select the task you just created:  "Task to restrict access to the facility list report"
*Bajo "Role Tasks" selecciones la tarea que acaba de crear:  "Task to restrict access to the facility list report"
**'''Warning''': In versions prior to ''4.0.17'' the "Role Tasks" field is a "multiple select".  In order to select the task you will need to:
**'''Advertencia''': En versines anteriores a la ''4.0.17'' el campo "Role Tasks" es "multiple select".  Para seleccionar la tarea tendrá que:
***scroll through the selection list until you find the task
***buscar en la lista de selección hasta que encontrar la tarea
***hold down the '''[CTRL]''' key
***presionar la tecla '''[CTRL]'''
***click on the task
***hacer click en la tarea
***release the '''[CTRL]''' key
***soltar la tecla '''[CTRL]'''
***If you do not hold down the control key, you will de-select all of the other tasks already associated to that role.  If you do so accidently, reload the page before you click the "Create" button
***Sí no presiona la tecla control, deseleccionará todas las otras tareas ya asociadas a ese rol. Sí lo hace de manera accidental, recarge la página antes de hacer click en el botón "Create"  
**In version starting with 4.0.17, there is an easier to use check box list for each of the tasks assigned to the roles.  Simply check the checkbox next to the role
**Empezando desde la versión 4.0.17, hay una lista de selección de casillas más fácil de usar para cada tarea asignada a los roles.  Simplemente selecione la casilla junto al rol
*Click the "Create" button
*Haga click en el botón "Create"


Repeat this for each role you want to allow to view the report.
Repita esto con cada rol que desee que pueda visualizar el informe.
[[File:add_task_to_role.png]]
[[File:add_task_to_role.png]]


==Step 3: Assign The Task To The Report View==   
==Paso 3: Asignar la Tarea a la Visualización del Informe==   
We can now assign the task to the report view we are interested in restricting access to.
Ahora podemos asignar la tarea a la vista del informe a la que nos interesa restringir el acceso.
**Click "Configure System"
**Haga click en "Configure System"
**Click "Report Views" under "Manage Reports"
**Haga click en "Report Views" under "Manage Reports"
**Select the task "Task to restrict access to the facility list report" under "Report View Permissions"
**Seleccione la tareat the task "Task to restrict access to the facility list report" under "Report View Permissions"
**Click "Update"
**Click "Update"


Revision as of 15:19, 30 September 2013

Este articulo aplica para la versión 4.0.16 de iHRIS y posteriores.

Puede limitar la visulización de un informe (una vista de informe) a ciertos siarios al asignar una tarea a una vista de informe. Este es un proceso de tres pasos.

En el ejemplo que sigue, avanzaremos por los tres pasos donde queremos limitar la visualización de la lista de intalaciones para el rol de "Executive Manager" role.


Paso 1: Crear una Tarea Nueva

El primer paso es crear una tarea nueva lo cual requiere Task and Roles module to be enabled.

Una vez que el módulo Tasks and Roles esté habilitado se hace lo siguiente:

  • Haga click en "Configure System"
  • Haga click en "Tasks Roles"
  • Haga click en "Administer Tasks"
  • Vaya a la parte de abajo de la página

Una vez que esté en la parte de abjao de la página, pede crear una tarea nueva. Aquí se crea una tarea con:

  • El Nombre puesto en "view_facility_list_report"
  • La descripción puesta en "Task to restrict access to the facility list report"

Nota: Tabién puede utilizar una tarea existente en lugar de crear una nueva.

Paso 2: Asignar la Tarea a un Rol

Ahora que hemos creado una tarea nueva para el informe, necesitamos asignarla a los roles de uso que nos interesen.

  • Haga click en "Configure System"
  • Haga click en "Tasks Roles"
  • Haga click en "Administer Roles"
  • Haga click en el rol que le interese, en este caso es "Executive Manager"
  • Bajo "Role Tasks" selecciones la tarea que acaba de crear: "Task to restrict access to the facility list report"
    • Advertencia: En versines anteriores a la 4.0.17 el campo "Role Tasks" es "multiple select". Para seleccionar la tarea tendrá que:
      • buscar en la lista de selección hasta que encontrar la tarea
      • presionar la tecla [CTRL]
      • hacer click en la tarea
      • soltar la tecla [CTRL]
      • Sí no presiona la tecla control, deseleccionará todas las otras tareas ya asociadas a ese rol. Sí lo hace de manera accidental, recarge la página antes de hacer click en el botón "Create"
    • Empezando desde la versión 4.0.17, hay una lista de selección de casillas más fácil de usar para cada tarea asignada a los roles. Simplemente selecione la casilla junto al rol
  • Haga click en el botón "Create"

Repita esto con cada rol que desee que pueda visualizar el informe.

Paso 3: Asignar la Tarea a la Visualización del Informe

Ahora podemos asignar la tarea a la vista del informe a la que nos interesa restringir el acceso.

    • Haga click en "Configure System"
    • Haga click en "Report Views" under "Manage Reports"
    • Seleccione la tareat the task "Task to restrict access to the facility list report" under "Report View Permissions"
    • Click "Update"

Now, only the users with the role "Executive Manager" can see the facility list report.

Enabling the Tasks and Roles Module

To enable the tasks and roles module, which allows you to edit tasks and roles via the web interface, follow the following steps:

  • Click "Configure System"
  • Click "Configure Modules"
  • Click on "Sub-Modules" to the right of "Pages"
  • Select the "Roles and Tasks" module
  • Click "Update"
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